賞味期限の管理を自動化する方法とは？　～システム化でできること３選～

従来の賞味期限チェック作業でよくある課題

そもそも賞味期限チェックは、商品の品質と消費者の安全を守る重要な作業です。適切な賞味期限の管理により、商品を最適な状態で消費者に提供でき、期限が近い商品が市場に出回ることを防ぎます。
しかし、従来の手作業による賞味期限チェックには次のような課題があります。

【従来の賞味期限チェックでよくある課題】

従来の賞味期限チェックでは、多くの店舗で、すべての商品の賞味期限を目視で確認する作業がおこなわれています。担当者は、賞味期限の日付・商品名・部門・商品の場所などの詳細情報を記録しなければなりません。

手作業でおこなうため、記入ミスや見落としが発生する可能性があり、「廃棄ロス」や賞味期限が近い商品を適切に販売できない「機会損失」を生じるリスクをともないます。

また人手が少ない店舗では、接客など他の業務も同時におこなう必要があるため、集中力が分散しやすくなる点も課題です。

賞味期限チェック管理を自動化する４つのメリット

続いて、賞味期限チェック作業を自動化するメリットを4つ紹介します。

メリット1：効率向上

1つ目は、自動化による作業効率の向上です。
従来のやり方の場合、部門を超えた人海戦術で、定期的に全ての棚の全ての商品をチェックしている企業も少なくありません。膨大な時間と労力が必要で、店舗スタッフの負担も大きくなりがちです。
一方で、システムを導入すると期限が迫った商品を自動で告知してくれるため、チェックが必要な商品だけを確認すればよくなります。
効率的な運営により、人手不足の解消やサービス向上にもつながります

メリット2：コスト削減

チェックする商品数が必要最低限となり作業時間が削減できるため、人件費が低減されます。また、自動化できると手作業によるミスが減り、賞味期限管理の精度が高まり、廃棄ロスの削減にもつながります。これらにより、経営コスト全体が低減されるとともに収益性が向上し、利益率の向上にも寄与します。

メリット3：正確性の向上

3つ目は、自動化によるデータの正確性向上です。手作業による記入ミスや見落としが減少し、正確なデータ管理が実現します。これにより、期限切れ商品の誤販売が防止され、信頼性の高い在庫管理が可能になります。さらには、正確なデータ管理により顧客満足度が向上し、店舗の信頼を保つことができます。

メリット4：トレーサビリティの確保

4つ目は、商品のトレーサビリティ（追跡管理）が容易になる点です。
デジタルデータで管理することで、賞味期限チェックの履歴が確認できるようになります。これにより、問題が発生した際にも迅速に対応することが可能となり、店舗の信頼性が向上します。トレーサビリティを確保することで、安全で信頼性の高い商品提供が実現し、店舗のブランド価値が向上します。

賞味期限の管理を自動化する2つの方法

賞味期限管理を自動化するために、Excelを活用する方法と賞味期限管理システムを利用する方法の2つを紹介します。それぞれの特徴を知り、賞味期限チェック作業の効率化にお役立てください。

方法１：EXCELを活用して一部を自動化する

Excelの関数やマクロを使えば、基本的なデータ管理を効率化できます。例えば、IF関数や条件付き書式を用いて、賞味期限が近づくと自動的に色が変わる管理シートを作成することが可能です。

【エクセルで賞味期限を管理する方法の例】

1：Excelで管理シート作成し、部門・商品名・数量・保管場所・賞味期限などの項目を入力する

2：賞味期限のセルに条件付き書式を設定し、「賞味期限45日前は緑色」「30日前は黄色」「15日前は赤色」というように色をつける

3：色の変化を目安に、割引販売や廃棄処理をおこなう

Excelで管理する方法は初期費用が少なく、既存のシステムと連携しやすい点がメリットです。また、Excelをすでに使い慣れているスタッフが多い場合、導入がスムーズに進みます。
しかし、手動入力が多く、完全な自動化には限界があります。また、運用に一定のスキルが必要となるため、担当者の教育も重要です。

方法２：賞味期限管理システムを利用して自動化する

この方法のメリットは、高度な自動化が可能であり、情報共有が迅速におこなえる点です。さらにアラート機能により、期限切れ商品を未然に防ぐことができます。一方、導入・運用コストが発生することや、システムの操作に慣れる必要がある点がデメリットとして挙げられます。

なお、当社が提供する賞味期限管理システム「Semafor（セマフォー）」では、システム導入後に作業時間を88％削減できた事例もございます。
セマフォーの事例を詳しく知りたい方は、下記の記事をご覧ください。
【関連記事】Semaforsの評価をご紹介

賞味期限管理システムでできること3選

賞味期限管理システムでできることの中から代表的な3つを紹介します。

できること１：商品の期限管理

賞味期限管理システムは、賞味期限・陳列場所などの詳細情報が正確に管理され、リアルタイムでの把握が可能です。賞味期限が近い商品が、どの部門でどの陳列位置にあるのかをすぐに確認でき、割引対象や廃棄対象の商品をスムーズに集められます。
また、商品画像も保存できるシステムの場合、画像を見て直感的に商品を特定しやすくなります。

できること２：期限が迫った商品のお知らせ

賞味期限管理システムは、商品の賞味期限が近づくと自動で通知を届けてくれます。
賞味期限の45日前・30日前というように、商品カテゴリーごとに割引や廃棄をおこなうタイミングの事前設定が可能です。通知が届くことで、店舗側は計画的に割引販売や廃棄がおこなえます。
またアラート機能により、割引日を見落とすリスクを減少させることができ、結果として廃棄ロスの削減に効果的です。

できること３：商品動向の分析

賞味期限管理システムを使ってデータ分析をおこなうことで、商品の賞味期限管理に関する詳細なレポートを作成できます。
例えば、「割引販売」「廃棄」になる傾向の高い商品をリストアップし、販売戦略や在庫管理の改善に役立てることができます。 データに基づいた意思決定が可能となり、無駄を減らし効率的な運営ができるため、経営戦略の向上と店舗運営の最適化に大いに役立ちます。

賞味期限の管理を自動化するなら「セマフォー」がおすすめ

「Semafor（セマフォー）」は、賞味期限の管理ができるアプリ型のシステムです。スマートフォンやタブレットなど、一つのデバイスで賞味期限の管理がおこなえます。
賞味期限が切れるリスクに応じて、対象商品をアプリが警告。リスクを逃すことなく、担当者がチェックする商品数も少なくなるため、結果として無駄な作業が激減します。

また商品管理のデータをインポートすると、店舗ごと・日ごと・具体的な内容ごとにExcelファイルでダウンロードすることもできます。「Semafor」の機能や導入効果について詳しく知りたい方は、下記より無料で資料をダウンロードしてご覧ください。

賞味期限管理の自動化で店舗運営を効率化しよう！

【本記事まとめ】

賞味期限管理の自動化は、店舗運営者やスタッフにとって大きなメリットをもたらします。自動化による課題解決策とシステム導入のメリットを理解し、効率的な店舗運営を実現しましょう。

なお当社では、賞味期限のあるさまざまな商品を管理できるシステム「セマフォー」を提供しています。
事前に商品情報を登録し賞味期限を入力することで、自動的に賞味期限の管理ができるため、人的ミスの防止にも効果的です。

「セマフォー」では現在、最大90日間の無料トライアルを実施しています。賞味期限管理の自動化にご興味がある方は、下記よりお気軽にお問い合わせください！

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